Tax Compliance System

Ein Tax Compliance System (Tax CMS) dient einem Unternehmen, seine steuerlichen Pflichten erfüllen zu können und Fehler in Steuerangelegenheit zu vermeiden. Nunmehr hat sich die Finanzverwaltung erstmals zur Wirkung eines solchen Tax CMS geäußert (Änderung des AO-Anwendungserlasses zu § 153). Danach soll ein innerbetriebliches Kontrollsystem, dass der Erfüllung steuerlicher Pflichten dient, ein Indiz dafür darstellen, dass kein Vorsatz oder keine Fahrlässigkeit vorliegt.

Rechtlicher Hintergrund

Das Steuerrecht in all seinen Facetten wird immer vielschichtiger und komplexer. Damit steigt das Risiko, dass Regelverstöße begangen werden. Diese Regelverstöße können zu Steuerstraftaten oder -ordnungswidrigkeiten führen. Steuerstraftaten oder Steuerordnungswidrigkeiten setzen Vorsatz bzw. leichtfertiges Handeln voraus. In den letzten Jahren ist eine Tendenz der Finanzverwaltung zu beobachten, häufiger und früher im Besteuerungsverfahren Straf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren gegen beteiligten Personen zu eröffnen. In diesem Fall drohen Verantwortlichen wie Geschäftsinhabern, Vorständen oder Geschäftsführern nicht nur entsprechende Verfahren, sondern auch die Haftung für später festgestellte Steuern des Unternehmens.

Vor diesem Hintergrund ist die Veröffentlichung des Bundesfinanzministeriums von besonderer Bedeutung. Sofern das Unternehmen eine wirksames Internes Kontrollsystem eingeführt hat, soll dies ein Indiz dafür darstellen, dass handelnde Personen weder vorsätzlich noch leichtfertig gehandelt haben. Damit vermindert sich das Risiko, dass Straf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren gegen handelnde Personen eröffnet oder diese für Unternehmenssteuern in Haftung genommen werden. Aufgrund einer Betriebsprüfung festgesetzte Mehrsteuern verhindert das System natürlich nicht.

Tax Compliance System

Die Finanzverwaltung gibt nicht vor, wie ein entsprechendes System auszusehen hat. Es muss aber folgendes gewährleisten:

• Angemessenheit: Das Tax CMS muss geeignet sein, mit hinreichender Sicherheit Risiken für Regelverstöße rechtzeitig zu erkennen und zu verhindern.
• Wirksamkeit: Grundsätze und Maßnahmen müssen durch alle an kritischen Geschäftsprozessen Betroffenen zur Kenntnis genommen und beachtet werden.

Hinweise zur möglichen Ausgestaltung eines Systems hat das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) mit seinem Stand IDW PS 980 und den Praxishinweisen 1/2016 (Entwurf) gegeben.

Der mögliche Maßnahmenkatalog ist lang und muss bei jedem Unternehmen an die innerbetrieblichen Bedingungen und Bedürfnisse angepasst werden. Wichtig ist aber, dass das Systems tatsächlich gelebt wird. Dies beinhaltet u.a. angemessene Kontrollen und sytematische Datenauswertungen. Unerlässlich ist auch die Dokumentation des Systems und der durchgeführten Maßnahmen.

Hinweise

1. In der Praxis ist eines der größten Fehlerquellen zur Einhaltung steuerlicher oder zollrechtlicher Regelungen die fehlende Kommunikation zwischen den beteiligten Personen und Abteilungen. Besonders fehleranfällig sind insoweit die Bereiche Lohnsteuer/Sozialversicherung, Umsatzsteuer und Zoll, weil an den betroffenen Geschäftsvorfällen immer mehrere Personen und Abteilungen beteiligt sind. Dies gilt beispielsweise für die Arbeitnehmerentsendung in das Ausland. Hieran sind beispielsweise neben der Fachabteilung des entsandten Arbeitnehmers die Personal-, Rechts-, Steuerabteilung sowie das Rechnungswesen und die Lohnabrechnung beteiligt. Fehlende oder unzureichende Kommunikation zwischen diesen Abteilungen führen zwangsweise zu Fehlern im steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Bereich. Ein Tax CMS muss dies berücksichtigen.
2. Eine weitere in der Praxis zu beobachtende Schwachstelle ist die unzureichende oder fehlende Schulung von Arbeitnehmern auf allen Stufen. Dies ist häufig nicht der fehlenden Fortbildungsbereitschaft der Arbeitnehmern in den Fachabteilungen sondern der Unterschätzung der Komplexität der zu beachten Vorschriften auf Vorgesetztenebene geschuldet. Ein funktionierendes Tax CMS ist ohne ausreichende interne und externe Schulung von Arbeitnehmern nicht denkbar.
3. In kleinen Unternehmen wird man ein Tax Compliance System sehr schlank halten können. Ggf. reichen hier die Einführung eines Vieraugenprinzips und eine kurze Verfahrensanweisung nebst der Überwachung ihrer Einhaltung schon aus. Mit zunehmender Unternehmnsgröße wird das System komplexer. Möglicherweise ist es sinnvoll, bei Einführung bzw. Systematisierung eines internen Kontrollsystems externe Spezialsisten hinzuzuziehen und später das System durch einen Wirtschaftprüfer prüfen zu lassen. Bestätigt ein Wirtschaftsprüfer Angemessenheit und Wirksamkeit des Tax CMS, dürfte es der Finanzverwaltung schwer fallen, gerade dies zu bestreiten.
4. Es besteht aber für Unternehmen keine Verpflichtung, ein Tax CMS einzuführen. Allerdings besteht in Zukunft die Gefahr, dass Betriebsprüfer bei Nichtvorliegen eines internen Kontrollsystems negative Schlüsse ziehen werden.

Autor: Peter Scheller, Steuerberater – Master of International Taxation – Fachberater für Zölle und Verbrauchsteuern