Umsatzsteuer: Qualifizierte Abfrage

Deutsche Unternehmen haben die Möglichkeit, beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die Gültigkeit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) eines Geschäftskunden aus dem EU-Ausland abzufragen. Diese Abfrage dient als Nachweis für die Unternehmereigenschaft des Geschäftsführers im entsprechenden Mitgliedsstaat. Dieser Nachweis ist notwendige Voraussetzung für die Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Grundsätzlich muss ein Unternehmer, der Lieferungen in andere EU-Mitgliedsstaaten ausführt, drei grundsätzliche Dinge nachweisen:

• Bestätigung des tatsächlichen Transports
• Feststellung der Unternehmereigenschaft des Empfängers
• Mehrwertbesteuerung beim Empfänger der Lieferung

Zum Nachweis der beiden letzten Voraussetzungen reicht die Vorlage einer gültigen USt-IdNr. des entsprechenden Mitgliedsstaates. Um die Gültigkeit zu prüfen, bedarf es der qualifizierten Abfrage bei BZSt. Diese kann schriftlich, telefonisch oder elektronisch über die Seite des BZSt gestellt werden. Mindestangaben sind dabei:

• die eigene USt-IdNr.
• der Mitgliedsstaat
• die USt-IdNr. des Geschäftskunden
• der vollständige Name des Geschäftspartners
• die Rechtsform
• die Adresse des Geschäftspartners (Mindestangabe: Ort)

Sofern alle Daten als richtig bestätigt werden, gibt es einen entsprechenden Hinweis. Danach sollte man die Amtliche Bestätigungsmitteilung anfordern.

Über die sogenannte XML-RPC-Schnittstelle gibt es die Möglichkeit, die Prüfung von ausländischen USt-IdNrn. in die eigenen Softwaresysteme einzubinden und die USt-IdNrn. automatisiert abzufragen.

Hinweise:

1. Seit dem 1 Januar 2020 ist die „Verwendung“ der USt-IdNr. materiell-rechtliche Voraussetzung für die Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Sofern ein deutscher Unternehmer die qualifizierte Abfrage nicht durchführt (und dokumentiert), läuft er das Risiko, dass die Steuerfreiheit später versagt wird. Dies gilt zumindest dann, wenn der Geschäftspartner ein falsche oder nicht existente USt-IdNr. verwendet hat. Ferner verlangen die Finanzbehörden, dass die USt-IdNr. „verwendet“ wird. Dies erfordert ein aktives Tun des Empfängers. Eine auf dem Briefkopf des ausländischen Unternehmers eingedruckte USt-IdNr. reicht alleine nicht aus. Was allerdings ausreichend sein sollte, ist die Bestätigung des ausländischen Geschäftskunden, dass er seine USt-IdNr. auch für alle zukünftigen Lieferungen verwenden will.
2. Wichtig ist auch der Zeitpunkt der Anfrage. Es kommt vor, dass USt-IdNr. gelöscht werden. Deshalb kann sich der deutsche Unternehmer nicht darauf verlassen, dass eine vor längerer Zeit abgefragte USt-IdNr. noch Gültigkeit hat. Es ist erforderlich, dass im Zeitpunkt des Vertragsabschlusses die abgefragte und aufgezeichnete USt-IdNr. Gültigkeit hat. Bei längerfristigen Lieferbeziehungen sollte die USt-IdNr. in regelmäßigen Abständen abgefragt werden.
3. Sehr bedauerlich ist, dass deutsche Unternehmen nicht die USt-IdNr. ihrer deutschen Geschäftskunden abfragen können. In Zweifelfällen müssen sich deutsche Lieferanten (und Warenempfänger) die Unternehmereigenschaft des Geschäftskunden durch andere Unterlagen nachweisen lassen. Dies sind beispielsweise Handelsregisterauszüge, Bestätigungen des Finanzamtes, Gewerbeanmeldungen, Ausdrucke einer Website etc.

Autor: Peter Scheller, Steuerberater, Master of International Taxation, Fachberater für Zölle und Verbrauchsteuern

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