Umsatzsteuer: Rechnungen und Verträge

Im Umsatzsteuerrecht spielt die Rechnung eine herausragende Rolle. Formale Fehler bei Rechnungstellung oder unvollständige Rechnungen können sowohl für den leistenden Unternehmer wie den Geschäftskunden zu erheblichen Steuerbelastungen führen. Und gleiches gilt für Verträge, wenn diese Rechnungsfunktion haben.

Es ist nicht immer klar, ob eine Leistung mit oder ohne Umsatzsteuer abzurechnen oder welcher Steuersatz auf eine bestimmte Leistung anzuwenden ist. Fehler in diesem Bereich erzeugen mindestens für einen Geschäftspartner steuerliche Risiken:

Risiko für den Rechnungsaussteller

Das offensichtliche Risiko für den Rechnungsteller ist, dass er eine Leistung ohne Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) abrechnet, die Leistung aber hätte mit Umsatzsteuer abrechnen müssen. Der Rechnungsaussteller schuldet die nicht in Rechnung gestellte Umsatzsteuer. Der Leistungsempfänger hat aber keinen Vorsteuerabzug, weil er keine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erhalten hat.

Der Rechnungsaussteller wird also im Zweifel immer Umsatzsteuer ausweisen oder den Regelsteuersatz (in Deutschland 19%) statt des ermäßigten Steuersatzes (in Deutschland 7%) ausweisen. Das ist allerdings nicht im Interesse des Leistungs- und Rechnungsempfängers.

Risiko des Leistungs- und Rechnungsempfängers

Das Risiko des Geschäftskunden ist demjenigen des Rechnungsausstellers genau entgegen gesetzt. Erhält er eine Rechnung mit Umsatzsteuer, obwohl die Leistung ohne Umsatzsteuer abzurechnen war, kann er die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Erhält er eine Rechnung mit 19% Umsatzsteuer, obwohl die Leistung mit dem ermäßigten Steuersatz von 7% zu besteuern ist, können 12%-Punkte der ausgewiesenen Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abgezogen werden.

Der Leistungsempfänger wird in Zweifelsfällen immer darauf drängen, eine Rechnung ohne Umsatzsteuer oder mit dem ermäßigten Steuersatz zu erhalten.

Risiko beider Vertragspartner

Oft übersehen wird, dass beide Vertragspartner weitere wirtschaftliche Risiken aus einem unzutreffenden Steuerausweis laufen. Häufig werden entsprechende Fehler erst nach Jahren bei einer Betriebsprüfung festgestellt. In diesen Fällen können steuerliche Mehrbelastungen nur verhindert werden, wenn fehlerhaft Rechnungen im Rahmen der Prüfung berichtigt werden. Die Steuerbelastung lässt sich so im Nachgang verhindern. Dennoch gibt es steuerliche und wirtschaftliche Risikopotentiale:

• Zinsen: Werden Leistungen im Rahmen einer Prüfung mit Umsatzsteuer belastet, erfolgt die Feststellung in den Veranlagungsperioden, in denen die Leistungen steuerpflichtig waren. Das kann insbesondere bei Jahre zurückliegenden Umsätzen zu erheblichen Nachzahlungszinsen führen. Die Vorsteuer kann häufig aber nicht rückwirkend berichtigt werden, weil Voraussetzung für den Vorsteuerabzug das Vorliegen einer Rechnung mit korrektem Umsatzsteuerausweis ist. Und diese liegen regelmäßig erst nach der Rechnungsberichtigung vor.  Das bedeutet, dass auf Ebene des Rechnungsausstellers eine Zinsbelastung entsteht, auf Seiten des Leistungsempfänger aber kein Zinsanspruch.
• Verwaltungsaufwendungen: Die Rechnungsberichtigung selbst führt sowohl auf der Ebene des Rechnungsausstellers wie auch auf Seiten des Leistungsempfängers zu Aufwendungen. Mehr- und Minderbeträge müssen in der Finanzbuchhaltung erfasst werden, Umsatzsteuererklärungen- und ggf. auch -voranmeldungen müssen berichtigt, Zahlungen müssen veranlasst und Zahlungseingänge überwacht werden. Sofern nur wenige Rechnungen zu berichtigen sind, ist der Aufwand überschaubar. Aber wenn hunderte oder gar tausende von Rechnungen wegen falscher Handhabung zu berichtigen sind, kann der Verwaltungsaufwand durchaus signifikant sein.
• Insolvenz: Es kommt immer wieder vor, das einer der Vertragspartner insolvent oder liquidiert wird. Leistungsempfänger, bei denen Vorsteuern nicht zum Abzug zugelassen wurden, wird dann von einem inzwischen nicht mehr existenten Lieferanten oder Dienstleister keine berichtigte Rechnung erhalten. Die nicht abgezogene Vorsteuer wird dann für ihn zur Definitivbelastung. Das er diese als Betriebsausgabe abziehen kann, ist dann nur ein schwacher Trost.

Wenn man sich die unterschiedliche Interessenlage vor Augen führt und die wirtschaftlichen Risiken bedenkt, sollten sich Vertragspartner schon im Vorweg Gedanken machen und steuerliche Risiken schon bei Vertragsausschluss bedenken. Dabei sollten folgende Dinge bereits im Vertrag bedacht werden:

• Sind Lieferungen oder Dienstleistungen im In- oder im Ausland umsatzsteuerpflichtig?
• Welche formellen Anforderungen sind zu beachten, um die Steuerfreiheit einer Lieferung oder Dienstleistung sicher zu stellen?
• Welcher Steuersatz ist für welche Lieferung oder Dienstleistung anzuwenden?
• Welche Anforderungen sind an Umsatzsteuerklauseln in einem Vertrag zu stellen?
• Welche Pflichtangaben muss der Rechnungs- oder Gutschriftsaussteller beachten?
• Welche Dokumente oder sonstigen Nachweise muss ein Vertragspartner dem anderen Vertragspartner zur Verfügung stellen?
• Welche steuerlichen Risiken bestehen und wie wird im Fall einer Steuernachforderung durch Finanzverwaltungen das Risiko zwischen den Vertragspartnern aufgeteilt?
• Welche Regularien sind zu beachten, wenn Rechnungen elektronisch übermittelt werden?
• Was ist zu beachten, wenn Dritte wie beispielsweise Logistikunternehmen in den Dokumentenfluss involviert sind?

Autor: Peter Scheller, S.comteuerberater, Master of International Taxation

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