Peter Scheller
Berater für Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Steuer- und Unternehmensberater

„Wenn es knifflig wird.“

Vorstandsvergütungen in gemeinnützigen Organisationen

von Peter Scheller

Vorstandsvergütungen in gemeinnützigen Organisationen

Gemeinnützige, mildtätige und kirchliche Organisationen zahlen häufig bescheidene Vergütungen oder einen Auslagenersatz an Vorstände, Mitarbeiter oder Vereinsmitglieder. Dabei müssen sie einschlägige Bestimmung des Einkommen- und Umsatzsteuerrechts beachtet werden. In der Folge werden einige steuerliche Eckpunkte dargestellt.

Übungsleiterpauschale

Der Gesetzgeber hat in § 3 Nr. 26 EStG den pauschalierten Auslagenersatz für „Übungsleiter“ im Dienst oder im Auftrag von steuerbegünstigten Körperschaften bis zur Höhe von 2.400 € pro Jahr steuerfrei gestellt. Die steuerfreie Übungsleiterpauschale stellt also keine steuerpflichtigen Einnahmen dar (siehe dazu den Abschnitt „Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug“).

Die Einnahmen müssen „nebenberuflich“ sein.

Die Tätigkeit als Übungsleiter in diesem Sinne ist die als Ausbilder, Erzieher, Betreuer, Pfleger alter, kranker oder behinderter Menschen oder vergleichbare nebenberufliche Tätigkeiten sowie die künstlerischen Tätigkeit. Begünstigt sind alle Tätigkeiten, die so ausgelegt sind, auf andere Menschen durch persönlichen Kontakt Einfluss zu nehmen. Sie müssen eine pädagogische Ausrichtung aufweisen, um auf diese Weise geistige oder körperliche Fähigkeiten zu entwickeln und zu fördern. Damit ist die Übungsleiterpauschale für alle Mitarbeiter verwehrt, die in der Verwaltung tätig sind.

Die Tätigkeit kann als Mitglied, als Angestellter oder als Auftragnehmer (freier Mitarbeiter, Honorarkraft) durchgeführt werden.

Auftrag- oder Dienstgeber muss eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine steuerbegünstigten (gemeinnützig, mildtätig  oder kirchlich)  Zwecken dienenden Organisation sein, die im Inland oder in einem anderen Mitgliedsstaat der EU oder Mitgliedsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ansässig ist. Zu letzteren gehören auch Island, Liechtenstein und Norwegen.

Unter „nebenberuflich“ in diesem Sinne ist zu verstehen, wenn die Tätigkeit weniger als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeit-Erwerbstätigen beansprucht. Dabei ist  von der in dieser Branche üblichen Arbeitszeit auszugehen, wobei Tarifverträge beachtet werden sollten.  Bei Annahme einer 40-Stunden-Woche kommt somit eine Tätigkeit von bis zu 13 Stunden wöchentlich in Frage.

Der Übungsleiter kann mehrere unterschiedliche Tätigkeiten ausüben, für die jeweils Anteile der  Übungsleiterpauschale in Anspruch genommen werden können. Allerdings sind einzelne Tätigkeiten derselben Art zusammenzufassen, wenn sie sich nach Verkehrsauffassung als Ausübung einer einheitlichen Haupttätigkeit darstellen. Das gilt auch für solche Übungsleiter, die die nebenberufliche Tätigkeit im sachlichen Tätigkeitsbereich ihrer hauptberuflichen Arbeit ausüben, z.B. nebenberuflich tätige Musiklehrer an einer privaten gemeinnützigen Musikschule, die hauptberuflich Musiklehrer an einer staatlichen Schule sind.

Nicht erforderlich ist, dass der Steuerpflichtige auch tatsächlich einem Hauptberuf nachgeht. Damit ist auch die Tätigkeit von Hausfrauen, Rentnern, Arbeitslosen oder Studenten begünstigt.

Hinweise:

(1) Die Übungsleiterpauschale ist keine Pauschale für die Körperschaft, sondern für den Übungsleiter. Für mehrere verschiedenartige Tätigkeiten kann der Freibetrag nur insgesamt einmal in Anspruch genommen werden.  Alle nebenberuflichen Tätigkeiten, für die die Übungsleiterpauschale bezogen wird, sind zusammenzurechnen. Sie sind steuerpflichtig, soweit sie den Betrag von 2.400 € im Jahr übersteigen. Darüber hinaus werden die gezahlten Beträge rückwirkend für alle Arbeitgeber sozialversicherungspflichtig. Ein Abzug der Übungsleiterpauschale ist dann nicht mehr durchführbar.

Der Arbeitgeber ist gut beraten, sich vom Arbeitnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser keine andere Tätigkeit ausübt, für die er eine Übungsleiterpauschale erhält. Anderenfalls sollte die Auszahlung wie ein regulärer Arbeitslohn behandelt werden.

(2) Zahlen Arbeitgeber an Übungsleiter Vergütung ohne Kürzung um die Übungsleiterpauschale aus, kann eine Schadenersatzpflicht gegenüber den Übungsleitern aus der fehlenden Kürzung bei der Sozialversicherung entstehen. Diese kann nicht – wie bei der Einkommensteuer – im Rahmen einer Veranlagung nachgeholt werden.

(3) Die Übungsleiterpauschale kürzt die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer,  die Sozialversicherung, die Künstlersozialabgabe und die Berufsgenossenschaft.

Ehrenamtspauschale

Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit im Dienst oder Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienenden Organisation im Inland oder EU- und EWR-Raum sind nach § 3 Nr. 26 a EStG als pauschalierter Auslagenersatz bis zu jährlich € 720 insgesamt steuerfrei.

Die Freistellung unterscheidet sich von der Übungsleiterpauschale dadurch, dass jegliche ehrenamtliche Tätigkeit im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich begünstigt ist, also auch Tätigkeiten als Vereinsvorstand, Buchführungshelfer, Platzwart, Schiedsrichter oder Verwaltungskraft. Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind allerdings Tätigkeiten in einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder der Vermögensverwaltung nicht begünstigt.

Die Ehrenamtspauschale kann für dieselbe Tätigkeit nicht zusätzlich zur Übungsleiterpauschale gewährt werden. Allerdings ist es denkbar, dass beide Pauschalen zur Anwendung gelangen, wenn unterschiedliche Tätigkeiten ausgeübt werden.

Beispiel:

Ein Vereinsmitglied ist Trainer einer Jugendmannschaft und übt eine  Tätigkeit als Vereinsvorstand aus.

Hinweis:

Nach § 17 (3) S. 2 BGB ist der Vorstand des Vereins unentgeltlich tätig. Von dieser generellen Regel kann der Verein allerdings abweichen. Voraussetzung für die Gewährung der Ehrenamtspauschale für die Tätigkeit als Vorstand eines Vereins ist demnach, dass der Vorstand durch eine Öffnungsklausel in der Satzung des Vereins eine Vergütung für seine ehrenamtliche Tätigkeit erhalten darf. Fehlt diese Satzungsklausel, wird das Finanzamt bei Zahlung einer Ehrenamtspauschale die Gemeinnützigkeit entziehen.

Es wird dringend empfohlen, die Ehrenamtspauschale in der Satzung zu verankern. Falls der Verein dem Verein ungewollt einen geldwerten Vorteil zuwendet, z.B. durch ein Geburtstagsgeschenk, dass die 40 €-Grenze übersteigt oder das Weihnachtsessen für den Partner des Vorstands, der selbst nicht Vereinsmitarbeiter ist, kann dies durch die Ehrenamtspauschale bis zur Höhe von 720 € p.a. aufgefangen werden.

Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug

Grundsätzlich sind Betriebsausgaben oder Werbungskosten beim ehrenamtlich Tätigen nur insoweit abziehbar, als sie den entsprechenden Freibetrag von € 2.400 bzw. € 720 übersteigen. Die Ausgaben müssen einzeln nachgewiesen werden. In Frage kommen hier vor allem Fahrt- und Reisekosten, Arbeitsmittel, anteilige Telefongebühren etc.

Beispiel:

Der Vorsitzende eines Vereins erhält eine Pauschale von € 1.800 im Jahr. Er macht Fahrt- und Reisekosten sowie sonstige Ausgaben in Höhe von € 800 geltend. Im Ergebnis muss er € 1.000 versteuern (€ 1.800– Freibetrag € 720 – Restabzug € 80).

Entstehen Werbungskosten einheitlich für die haupt- und nebenberufliche Tätigkeit, müssen diese nach einem angemessenen Schlüssel auf beide Tätigkeiten aufgeteilt werden.

Ein nachgewiesener Auslagenersatz kann neben der Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale jeder Person, die die Kosten verauslagt hat, steuerfrei erstattet werden.

Umsatzsteuer

Übt der ehrenamtlich Tätige seine Betätigung nicht im Rahmen eines Anstellungsvertrages aus, wird seine Tätigkeit im Inland grundsätzlich vom Umsatzsteuerrecht erfasst. Das bedeutet aber nicht, dass seine Leistungen umsatzsteuerpflichtig sind. Ehrenamtlich Tätige, die ansonsten keine gewerbliche oder selbständige Tätigkeit ausüben, werden regelmäßig unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Kleinunternehmer ist derjenige, der im vorangegangenen Kalenderjahr Umsätze von weniger als € 17.500 erzielt hat und im laufenden Kalenderjahr Umsätze von voraussichtlich weniger als € 50.000 erzielen wird.

Anders kann die Sachlage aussehen, wenn ein steuerpflichtiger Kaufmann oder Selbständiger Umsätze aus dieser gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit erzielt und daneben eine Vergütung aus ehrenamtlicher Tätigkeit bezieht. Ein steuerpflichtiger Unternehmer wird immer mit all steuerpflichtigen Umsätzen zur Umsatzsteuer herangezogen. Das bedeutet, dass alle Umsätze zusammengerechnet werden.  Das kann bedeuten, dass auch seine Umsätze aus der ehrenamtlichen Tätigkeit zur Umsatzsteuer herangezogen werden. Dies gilt nur dann nicht, wenn die ehrenamtliche Tätigkeit aufgrund einschlägiger Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (insb. § 4 Nr. 18 ff. UStG) von der Steuer befreit ist.

Grundsätzlich ist die ehrenamtliche Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit, wenn sie für juristische Personen des öffentlichen Rechts ausgeübt wird oder wenn das Entgelt für diese Tätigkeit nur in Auslagenersatz und einer angemessenen Entschädigung für Zeitversäumnis besteht. Am 27. März 2013 hat das Bundesfinanzministerium ein Schreiben veröffentlicht, dass sich mit der Umsatzsteuerfreiheit für ehrenamtliche Tätigkeit beschäftigt.

Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist eine ehrenamtliche Tätigkeit dann anzunehmen, wenn

  • die Tätigkeiten für eine fremdnützig bestimmte Einrichtungen erfolgen,
  • nicht aus eigennützigen Erwerbsstreben ausgeführt wird und
  • keine hauptberufliche Beschäftigung (Teil- und Vollzeitbeschäftigung) vorliegt.

Eine Tätigkeitsvergütung für eine nebenberufliche ehrenamtliche Tätigkeit wird nach § 4 Nr. 26 UStG dann nicht auf Angemessenheit überprüft, wenn die Vergütung

  • € 50,00 pro Stunde und
  • € 17.500,00 pro Jahr nicht übersteigt. Dieser besondere Freibetrag ist nicht mit der Kleinunternehmerregelung zu verwechseln.

Sollen aus Vereinfachungsgründen pauschale Vergütungen gezahlt werden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • in Vertrag, Satzung oder Beschluss eines laut Satzung ermächtigten Gremiums ist die Zahlung einer Pauschale ausdrücklich vorgesehen,
  • die durchschnittliche Stundenanzahl pro Woche/Monat/Jahr des ehrenamtlich Tätigen wird festgehalten
  • die Betragsgrenzen von € 50,00/Stunde und € 17.500,00/Jahr werden nicht überschritten und
  • der tatsächliche Zeitaufwand des ehrenamtlich Tätigen wird glaubhaft gemacht.

Notwendige Satzungsänderungen, Vertragsanpassungen oder Gremienbeschlüsse müssen bis zum 31. März 2014 nachgeholt werden.

Was unter Glaubhaftmachung des tatsächlichen Zeitaufwandes zu verstehen ist, bleibt unklar. Ob hierfür dezidierte  Stundenaufzeichnungen notwendig sind, ist noch nicht absehbar. Es soll möglicherweise eine formlose Bestätigung des ehrenamtlich Tätigen genügen, aus der sich die Höhe der Entschädigung sowie die dafür aufgewendeten Stunden hervorgehen. Die Glaubhaftmachung des Zeitaufwandes kann unterbleiben, wenn die Entschädigung den Betrag des § 3 Nr. 26 EStG (2.400 €) p.a. nicht übersteigt.

Auf jeden Fall ist jeder ehrenamtlich Tätige, der nicht angestellt ist, verpflichtet, dem Auftraggeber eine Rechnung zu erteilen. Dies gilt auch dann, wenn die Tätigkeit aufgrund der Kleinunternehmerregelung oder einer anderen Bestimmung steuerfrei ist.  Auf den Grund der Steuerbefreiung ist auf der Rechnung hinzuweisen. Gleichzeitig muss auch derjenige, der ausschließlich steuerfreie Umsätze bewirkt, eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben. In vielen Fällen werden diese gesetzlichen Anforderungen missachtet und die Finanzverwaltung sieht auch darüber hinweg. Allerdings ist nicht auszuschließen, dass die Finanzverwaltung in Zukunft verstärkt auf diese Formalien achten und Verfehlungen durch Buß- oder Ordnungsgelder ahnden wird.

Autoren: Peter Scheller, Steuerberater, Master of International Taxation / Thomas Oehmichen, Steuerberater – vereidigter Buchprüfer, www.oehmichen.de

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Dieser Beitrag unterstützt pro bono die

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Es gibt verschiedene Möglichkeiten sich zu engagieren. Gute-Tat.de versucht es allen Beteiligten möglichst einfach zu machen.

Initiative für privates, ehrenamtliches Engagement „Heute ein Engel“ :

Über www.gute-tat.de sind eine große Auswahl verschiedenster ehrenamtlicher Projekte zu finden. Diese können sich über einen längeren Zeitraum erstrecken (zum Beispiel wöchentlich) oder auch nur über einen Tag. Besonders mit Kurzzeitengagement haben Ehrenamtliche die Möglichkeit „zu schnuppern“ was ihnen Spaß macht.

Förderung des Unternehmensengagements (Corporate Volunteering) :

Corporate Social Responsibility, die gesellschaftliche Verantwortung von Unternehmen, ist ein Thema, das nicht nur von der Öffentlichkeit verfolgt, sondern auch von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gefordert wird. Dabei engagieren sich viele Unternehmen bereits, manche benötigen aber auch Unterstützung.

Neben der Initiierung von Aktivitäten, beispielsweise in Form von Ehrenamtstagen, steht Gute-Tat den Unternehmen als Berater zur Seite, welche Aktivitäten des gesellschaftlichen Engagement möglich sind und wie diese umgesetzt werden können.

Weitere Informationen unter www.gute-tat.de

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Fotoquelle: www.Fotalia.com

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