Rechtsfolgen einer Lieferantenerklärung

Die Lieferantenerklärung ist eine Bescheinigung eines Lieferanten über den Ursprung einer Ware. Es gibt Lieferantenerklärung für Waren mit und ohne Präferenzursprungseigenschaft. Die erste überwiegt allerdings in der Praxis. Sie dienen Exporteuren als Grundlage für die Ausstellung von Ursprungs- und Präferenznachweisen.

In der Lieferantenerklärungen macht der Lieferanten Angaben zur Präferenzursprungseigenschaft der gelieferten Waren. Diese Angaben werden benötigt für

• Anträge auf Ausstellung von Ursprungsnachweisen durch die Zollstelle (Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1, EUR-MED, Auskunftsblatt INF 4),
• die Ausfertigung von nicht förmlichen Präferenznachweisen (z.B. Ursprungserklärungen auf der Rechnung),
• die Ausfertigung von Folge-Lieferantenerklärungen.

Ein Auskunftsblatt INF 4 dient der Bestätigung der Echtheit und/oder Richtigkeit einer ausgefertigten Lieferantenerklärung.

Eine amtliche Mitwirkung für die Ausfertigung von Lieferantenerklärungen ist nicht vorgesehen. Der Lieferant trägt die Verantwortung für die Richtigkeit der abgegebenen Erklärungen gegenüber dem Empfänger und den Zollbehörden. Eine zu Unrecht ausgefertigte Lieferantenerklärung kann einerseits dazu führen, dass ein (verärgerter) Kunde verloren geht und andererseits steuerrechtliche, zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Ein ermächtigter Ausführer kann seinen Status durch Widerruf der Bewilligung durch die Zollbehörden verlieren.

Eine Lieferantenerklärung kann auf einem Formular (erhältlich beispielsweise bei den Industrie- und Handelskammern) oder auf der Rechnung, einem zugehörigen Lieferschein oder einem sonstigen Handelspapier abgegeben werden. Die Waren müssen so genau bezeichnet sein, dass der Bezug zur Ware eindeutig erkennbar ist (Nämlichkeit).

Prinzipiell sind Lieferantenerklärungen im Original zu unterzeichnen. Dies ist nur dann nicht erforderlich, wenn sowohl die Erklärung als auch die Rechnung elektronisch erstellt werden. Dabei muss der für die Abgabe der Erklärung Verantwortliche anhand entsprechender Angaben in der Erklärung zu bestimmen sein. Die Übernahme der Verantwortung erfolgt aus zivilrechtlichen Gründen und dient ausschließlich dem Interesse des Empfängers.

Für Lieferantenerklärungen und Präferenznachweise beim Export bestehen Aufbewahrungspflichten:

• für den Aussteller einer Lieferantenerklärung für alle Belege, die die Richtigkeit der Erklärung belegen,
• für den Ausführer der Nachweis der Ursprungseigenschaft des betreffenden Erzeugnisses zugrunde liegenden Unterlagen.

Der Ausführer oder Lieferant ist auch Steuerpflichtiger im Sinne der Abgabenordnung (AO) und somit zur Buchführung verpflichtet (§ 147 AO). Es gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Wichtig: Nach § 147 Abs. 2 AO sind förmliche Präferenznachweise und handschriftlich unterzeichnete Ursprungserklärungen im Original aufzubewahren.

Autorin: Susanne Zaczek, www.zoll-service-kiel.de

Bildquelle: www.fotalia.com