Datenübermittlung an die Finanzverwaltung durch Dritte – Anforderungen nach § 87d AO

Die Digitalisierung der Steuerverwaltung schreitet seit Jahren voran. Unternehmen, Berater und Privatpersonen sind zunehmend verpflichtet, Steuerdaten elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Dabei werden nicht selten externe Dienstleister eingeschaltet – etwa Rechenzentren, Softwareanbieter oder Steuerberater.

§ 87d Abgabenordnung (AO) regelt die rechtlichen Anforderungen an diese sogenannten Datenübermittlungen im Auftrag. Ergänzend präzisiert der Anwendungserlass zur AO (AEAO), wie die Identifizierung des Auftraggebers vorzunehmen ist und welche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Beauftragung Dritter zur Datenübermittlung

Nach § 87d Abs. 1 AO können Steuerpflichtige einen Dritten damit beauftragen, steuerlich relevante Daten über eine amtlich vorgeschriebenen Schnittstellen an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Dabei ist unerheblich, ob es sich um verpflichtend zu übermittelnde Daten handelt (z. B. Steuererklärungen) oder um freiwillige Meldungen.

Der beauftragte Dritte (Auftragnehmer) wird durch den Auftrag in eine besondere Pflichtrolle versetzt: Er muss sicherstellen, dass die Identität des Auftraggebers eindeutig feststeht und jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Identifizierungspflicht des Auftragnehmers

Gemäß § 87d Abs. 2 AO ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Auftraggeber vor der Übermittlung zu identifizieren und die Angaben aufzuzeichnen.

• Natürliche Personen:
  Erforderlich sind Name, mindestens ein Vorname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift. Ein vorübergehender Aufenthaltsort (z. B. Hoteladresse) genügt nicht. Die Identifizierung erfolgt anhand eines gültigen Ausweises mit Lichtbild, etwa Personalausweis oder Reisepass.

• Juristische Personen und rechtsfähige Personenvereinigungen:
  Hier sind Firma, Rechtsform, Registernummer, Sitz/Hauptniederlassung sowie die Mitglieder des Vertretungsorgans bzw. die gesetzlichen Vertreter zu erfassen. Bei natürlichen Personen im Vertretungsorgan gelten dieselben Angaben wie bei Privatpersonen. Bei mehr als fünf Vertretern reicht es, Angaben zu fünf registrierten bzw. identifizierten Personen zu erheben.

• Nicht rechtsfähige Personenvereinigungen:
  In diesem Fall müssen die Daten der Mitglieder, Gesellschafter oder Gemeinschafter erhoben werden. Auch hier genügt bei mehr als fünf Beteiligten die Identifizierung der fünf mit den größten Beteiligungen oder Entscheidungsbefugnissen.

Die Überprüfung erfolgt anhand von Gründungsdokumenten, Registerauszügen oder gleichwertigen Nachweisen.

Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

Die erhobenen Angaben sind sorgfältig aufzuzeichnen und fünf Jahre lang aufzubewahren (§ 87d Abs. 2 Satz 4 AO). Innerhalb dieser Frist muss der Auftragnehmer jederzeit Auskunft darüber geben können, wer der Auftraggeber einer bestimmten Datenübermittlung war.

Wichtige Detailregelungen:

• Aus Ausweisdokumenten sind Ausweis- oder Passnummer sowie Ausstellungsdatum zu dokumentieren. Eine Kopie darf nur angefertigt werden, wenn dies nach Geldwäschegesetz oder anderen Vorschriften erlaubt ist.

• Bei Handels- oder Gesellschaftsregisterauszügen genügt die Aufbewahrung einer Kopie oder eines elektronischen Ausdrucks.

• Aufzeichnungen dürfen elektronisch gespeichert werden.

Zustimmungspflicht des Auftraggebers

§ 87d Abs. 3 AO sieht zudem vor, dass der Auftragnehmer dem Auftraggeber die zu übermittelnden Daten in überprüfbarer Form zur Zustimmung vorlegen muss. Der Auftraggeber ist verpflichtet, diese Angaben unverzüglich auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu kontrollieren.

Fazit

§ 87d AO schafft klare Pflichten für Dienstleister, die steuerliche Daten im Auftrag ihrer Mandanten oder Kunden an die Finanzverwaltung übermitteln.

Für Unternehmen und Berater bedeutet dies: Die Identifizierung von Auftraggebern ist kein bloßer Formalismus, sondern eine zwingende Voraussetzung für eine rechtssichere Datenübermittlung. Sorgfalt bei der Dokumentation und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sind dabei unerlässlich.

Autor: Peter Scheller, Steuerberater, Master of International Taxation, Fachberater für Zölle und Verbrauchsteuern

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